Cara Membuat Undangan Digital dari Nol sampai Disebar

Undangan digital adalah halaman web yang berisi informasi acaramu: nama, tanggal, lokasi, foto, dan formulir konfirmasi kehadiran. Tamu membukanya dari tautan yang kamu kirim lewat WhatsApp, Instagram, atau email. Tidak ada yang perlu dicetak, dan isinya bisa kamu ubah kapan saja.

Artikel ini membahas cara membuat undangan digital dari awal sampai tautannya sampai ke tamu. Langkahnya sama untuk pernikahan, ulang tahun, syukuran, maupun acara kantor.

1. Siapkan data acara sebelum memilih desain

Banyak orang langsung memilih desain, lalu bolak-balik bertanya ke keluarga soal jam akad atau alamat gedung. Lebih cepat kalau datanya kamu kumpulkan dulu dalam satu catatan:

• Nama lengkap tuan rumah atau kedua mempelai, beserta nama orang tua bila ingin dicantumkan.
• Rangkaian acara: nama setiap acara (misalnya akad dan resepsi), tanggal, jam mulai dan selesai, serta zona waktunya.
• Lokasi: nama tempat, alamat lengkap, dan tautan Google Maps.
• Foto: satu foto utama untuk sampul dan beberapa foto untuk galeri.
• Video bila ada, misalnya video prewedding yang sudah diunggah ke YouTube.
• Daftar tamu beserta nomor WhatsApp, kalau ingin mengirim tautan bernama.

2. Pilih layanan undangan digital yang tepat

Ada tiga cara umum membuat undangan digital: mendesain sendiri lalu mengirim gambar, memesan ke jasa yang mengerjakannya untukmu, atau memakai platform yang bisa kamu isi sendiri. Mengirim gambar memang murah, tetapi tamu tidak bisa membuka peta atau mengonfirmasi kehadiran dari gambar. Memesan ke jasa biasanya berarti setiap revisi harus menunggu admin membalas chat.

Platform yang bisa diisi sendiri memberimu kendali penuh. Sebelum memilih, cek hal-hal yang kami bahas di 7 hal yang perlu dicek sebelum memilih undangan digital premium, terutama soal revisi, RSVP, dan iklan.

3. Pilih desain yang sesuai suasana acara

Desain menentukan kesan pertama tamu. Undangan minimalis cocok untuk acara yang santai dan modern, sedangkan undangan elegan cocok untuk resepsi yang lebih formal. Kalau masih bingung, baca cara memilih antara undangan minimalis dan elegan.

Di Puri Undagi kamu bisa membuka semua desain dan melihat contohnya langsung di HP sebelum mendaftar. Setiap desain sudah lengkap dengan RSVP, galeri, peta, dan musik.

4. Isi nama, acara, dan lokasi

Setelah memilih desain, isi data yang sudah kamu siapkan di langkah pertama. Beberapa hal yang sering terlewat:

• Tulis nama tempat dan alamat dengan lengkap, karena tidak semua tamu membuka peta.
• Pastikan jam acara memakai zona waktu yang benar, terutama kalau tamu datang dari kota lain.
• Kalau ada lebih dari satu acara, tulis masing-masing dengan jamnya sendiri. Tamu keluarga dekat mungkin diundang ke akad, sedangkan teman kantor hanya ke resepsi.

5. Tambahkan foto, video, dan musik

Pilih foto sampul dengan wajah yang terlihat jelas walau di layar kecil. Untuk galeri, lima sampai sepuluh foto biasanya sudah cukup. Video prewedding cukup ditempel dari tautan YouTube, jadi ukuran undangan tetap ringan dan cepat dibuka.

Musik latar sebaiknya instrumental atau lagu yang lembut. Ingat bahwa banyak tamu membuka undangan di kantor atau di tempat umum.

6. Periksa pratinjau di HP

Hampir semua tamu membuka undangan dari HP. Buka pratinjau di layar kecil dan cek tiga hal: nama tidak terpotong, tanggal dan jam sudah benar, dan tombol peta membuka lokasi yang tepat. Minta satu anggota keluarga ikut membaca, karena salah ketik paling mudah terlihat oleh orang lain.

7. Kirim tautan bernama ke setiap tamu

Tautan bernama membuat undangan menyapa tamu dengan namanya, misalnya "Kepada Bapak Made Wirawan". Selain terasa lebih personal, jawaban RSVP dari tautan itu langsung tercatat atas nama tamunya. Kamu tidak perlu mencocokkan balasan chat satu per satu.

Untuk teks pengantarnya, kamu bisa memakai contoh di kumpulan kata-kata undangan pernikahan. Soal waktu kirim dan cara mengingatkan tamu, baca etika menyebar undangan digital lewat WhatsApp.

8. Pantau RSVP sampai hari acara

Setelah undangan tersebar, pantau siapa yang hadir, berapa orang yang ikut, dan siapa yang belum menjawab. Angka ini yang kamu butuhkan untuk katering dan penataan kursi. Di hari acara, penerima tamu bisa memindai kode QR tamu untuk mencatat kehadiran tanpa buku tamu kertas.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Apakah undangan digital bisa dibuat gratis?

Bisa, misalnya dengan mendesain gambar sendiri lalu mengirimnya lewat WhatsApp. Kekurangannya, tamu tidak bisa membuka peta, mengonfirmasi kehadiran, atau mengirim ucapan dari gambar. Undangan berbentuk halaman web memberi semua itu, dan biasanya dibayar sekali untuk satu acara.

Apakah tamu perlu memasang aplikasi untuk membuka undangan digital?

Tidak. Undangan digital dibuka lewat peramban di HP, sama seperti membuka halaman web biasa. Tamu cukup mengetuk tautannya.

Bagaimana kalau ada perubahan jadwal setelah undangan tersebar?

Ubah isi undangannya, dan semua tamu yang membuka tautan yang sama langsung melihat jadwal terbaru. Untuk perubahan penting seperti pindah tanggal atau lokasi, kirim juga pesan singkat ke tamu supaya mereka tahu ada pembaruan.

Bisakah satu undangan dipakai untuk akad dan resepsi sekaligus?

Bisa. Tulis kedua acara dengan jam dan lokasinya masing-masing. Kalau tamunya berbeda, atur acara mana saja yang tampil untuk setiap tamu supaya tidak ada yang datang ke acara yang bukan untuknya.

Apakah undangan digital terlihat sopan untuk orang tua?

Undangan digital sudah umum dipakai, tetapi untuk keluarga dekat dan tamu yang dihormati sebaiknya tetap disertai telepon atau kunjungan langsung. Tautan undangan menjadi pelengkap yang memudahkan mereka menemukan lokasi dan jam acara.

Berapa lama membuat undangan digital?

Kalau datanya sudah siap, mengisi undangan biasanya selesai dalam satu sampai dua jam. Yang lama justru mengumpulkan data dan memilih foto. Karena itu langkah pertama di atas paling penting.

Di Puri Undagi, kamu bisa mengisi undangan dan melihat hasilnya sampai jadi sebelum membayar. Pembayaran baru diminta saat undangan siap dibagikan. Lihat pilihan paketnya di halaman harga.