Etika Menyebar Undangan Digital lewat WhatsApp dan Mengelola RSVP

Undangan digital memudahkan banyak hal, tapi cara mengirimnya tetap menentukan kesan tamu. Pesan yang dikirim asal-asalan bisa terasa kurang menghargai, terutama bagi tamu yang lebih tua. Berikut hal-hal yang perlu kamu perhatikan saat menyebar undangan digital lewat WhatsApp.

Kapan waktu terbaik mengirim undangan digital?

Kirim undangan tiga sampai empat minggu sebelum acara. Tamu punya cukup waktu untuk mengatur jadwal, dan kamu punya cukup waktu untuk mengumpulkan RSVP sebelum memastikan jumlah porsi ke katering.

Untuk tamu dari luar kota yang perlu membeli tiket, kabari lebih awal, sekitar enam sampai delapan minggu sebelumnya. Undangan lengkapnya bisa menyusul.

Perhatikan juga jamnya. Kirim di siang atau sore hari, bukan larut malam atau dini hari.

Kirim secara pribadi, bukan hanya ke grup

Mengirim ke grup memang cepat, tapi banyak orang menganggap undangan di grup sebagai undangan untuk "siapa saja". Tamu yang benar-benar ingin kamu undang bisa merasa kurang dihargai.

Kirim undangan secara pribadi ke setiap tamu, sebaiknya dengan tautan yang menyebut namanya. Kalau tetap ingin membagikannya di grup, misalnya grup alumni, tambahkan kalimat yang jelas seperti "Undangan ini untuk semua anggota grup".

Tulis pesan pengantar yang lengkap

Jangan hanya mengirim tautan tanpa keterangan. Pesan pengantar yang baik berisi:

1. Salam dan nama tamu.
2. Siapa yang mengundang dan acara apa.
3. Tautan undangan.
4. Permintaan konfirmasi kehadiran beserta batas waktunya.
5. Ucapan terima kasih.

Contoh pesan untuk berbagai jenis tamu ada di artikel contoh kata-kata undangan pernikahan.

Undangan untuk orang tua dan tamu yang dihormati

Untuk tamu yang lebih tua, keluarga dekat, atau tokoh yang kamu hormati, undangan digital sebaiknya tidak menjadi satu-satunya cara. Telepon dulu atau datangi langsung, lalu kirim tautannya sebagai pelengkap informasi lokasi dan jam. Kalau tidak memungkinkan, tambahkan kalimat permohonan maaf, misalnya "Tanpa mengurangi rasa hormat, kami mohon maaf tidak dapat mengundang secara langsung."

Cara mengingatkan tamu yang belum mengisi RSVP

Hampir selalu ada tamu yang lupa mengonfirmasi kehadiran. Tunggu sampai sekitar seminggu sebelum batas RSVP, lalu kirim pengingat singkat:

Halo Kak Dewi, mau mengingatkan soal undangan pernikahan kami tanggal 14 Februari. Kalau sempat, boleh isi konfirmasi kehadirannya di tautan ini ya. Terima kasih!

Kirim pengingat hanya ke tamu yang belum menjawab. Kalau RSVP masuk ke dasbor, kamu cukup menyaring tamu berstatus "belum menjawab" tanpa harus memeriksa chat satu per satu.

Satu tautan untuk semua, atau tautan per tamu?

Satu tautan umum praktis untuk dibagikan di media sosial atau grup, tapi tidak menyapa tamu dengan namanya. Tautan per tamu lebih rapi: nama tamu tampil di undangan, jawabannya tercatat atas nama tamu itu, dan kamu bisa mengatur acara mana saja yang ia terima.

Kadang kamu perlu mengirim undangan ke orang yang belum ada di daftar tamu, dengan mengetik namanya sendiri di tautan. Di Puri Undagi, jawaban dari tautan seperti ini ditampung terpisah dan menunggu kamu tinjau sebelum ikut dihitung, supaya jumlah tamu untuk katering tetap akurat.

Pertanyaan yang sering ditanyakan

Bolehkah mengundang lewat status atau story?

Boleh untuk memberi kabar ke kenalan yang lebih luas, tetapi jangan dijadikan satu-satunya undangan untuk tamu yang benar-benar kamu harapkan hadir. Status cepat hilang dan tidak menyapa tamu secara pribadi.

Berapa kali boleh mengingatkan tamu?

Satu pengingat sebelum batas RSVP dan satu pesan singkat sehari atau dua hari sebelum acara sudah cukup. Lebih dari itu bisa terasa mendesak.

Bagaimana kalau tamu bertanya boleh membawa pasangan atau anak?

Tentukan aturannya dari awal dan sampaikan dengan sopan. Kalau undangan mencatat jumlah orang yang ikut, kamu bisa melihat jawaban setiap tamu dan menghubungi yang jumlahnya melebihi perkiraan.

Bagaimana kalau tamu tidak bisa membuka tautannya?

Biasanya karena sinyal lemah atau tautannya terpotong saat disalin. Kirim ulang tautannya dalam pesan terpisah, atau kirimkan informasi tanggal, jam, dan lokasi dalam bentuk teks untuk tamu yang jarang memakai internet.

Setelah acara selesai

Kirim ucapan terima kasih kepada tamu yang hadir dan yang mengirim doa. Kalau undanganmu masih aktif, tamu masih bisa membuka galeri dan membaca ucapan dari tamu lain.

Ingin semua jawaban dan ucapan tamu tersusun rapi di satu tempat? Lihat cara kerja dasbor RSVP di halaman fitur Puri Undagi.